Pengertian Arsip, Fungsi, Jenis, dan Kegunaannya
Arsip sering kali diperlukan dan digunakan dalam manajemen dan administrasi. Keberadaannya sangat penting karena mencakup dokumen atau catatan yang memiliki nilai sejarah. Arsip atau catatan penting yang berhubungan dengan kehidupan masyarakat umum biasanya disimpan di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan. Meskipun demikian, setiap perusahaan atau organisasi juga memiliki arsip yang mereka simpan sendiri.
Apa yang dimaksud dengan arsip?
Pengertian Arsip
Menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, arsip merupakan rekaman dari kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media, yang dibuat dan diterima oleh berbagai pihak seperti lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi masyarakat, atau individu, yang berkaitan dengan pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Dalam bukunya *Manajemen Kearsipan* (2005), Zulkifli Amsyah menjelaskan bahwa dalam konteks manajemen atau administrasi, arsip dapat diartikan sebagai bukti atau rekaman dari aktivitas dan transaksi, mulai dari pembayaran hingga pengambilan keputusan.
Fungsi Arsip
Dalam buku Cara Mudah Mengelola Arsip Inaktif (2018), S. Nooryani, fungsi arsip dibedakan menjadi dua, yaitu fungsi substantif dan fungsi fasilitatif.
- Fungsi substantif Merupakan arsip yang berisi kegiatan serta fungsi unik dari tiap organisasi yang mana disesuaikan dengan misi dan tugasnya. Contohnya arsip di perguruan tinggi yang memiliki fungsi substantif dapat berbentuk surat pendidikan kemahasiswaan, penelitian dan pengabdian masyarakat, dan lain sebagainya.
- Fungsi fasilitatif Merupakan arsip yang berisi kegiatan yang umumnya hampir selalu ada dalam tiap organisasi. Contohnya arsip di perguruan tinggi yang memiliki fungsi fasilitatif dapat berbentuk data keuangan, kepegawaian, perlengkapan dan peralatan, sarana dan prasarana, dan lain-lain
Jenis Arsip
Menurut Sattar dalam buku Manajemen Kearsipan (2019), arsip dapat digolongkan menjadi beberapa jenis, yakni:
Jenis arsip berdasarkan subyek atau isinya
- Arsip keuangan : Arsip yang berkaitan dengan bidang keuangan. Contohnya laporan keuangan, surat penagihan, surat permintaan pembayaran, daftar gaji, dan lain sebagainya.
- Arsip kepegawaian Arsip ini berkaitan dengan masalah kepegawaian atau sumber daya manusia. Contohnya surat lamaran, daftar riwayat hidup pegawai, absensi pegawai, kartu pegawai, dan lainnya.
- Arsip pemasaran Arsip ini berhubungan dengan masalah pemasaran suatu organisasi. Contohnya surat pesanan, surat penawaran, daftar harga barang, daftar daerah pemasaran, dan lain-lain.
- Arsip pendidikan Arsip yang berkaitan dengan bidang pendidikan. Contohnya program pengajaran, rekapitulasi pelaksanaan proses belajar mengajar, daftar absen siswa, daftar absen guru, dan lain sebagainya.
Jenis arsip berdasarkan bentuk atau wujudnya
- Asip berbentuk lembaran Arsip ini berbentuk lembaran kertas, yang biasanya sudah diurutkan sesuai dengan periodisasi waktu. Contohnya surat, faktur, kuitansi, skripsi dan lain sebagainya.
- Arsip tidak berbentuk lembaran Arsip ini tidak berbentuk lembaran kertas. Bentuk arsip ini bisa dijadikan cadangan dari arsip berbentuk lembaran. Contohnya disket, pita film, flash disk, cd, dan lain-lain.
Jenis Arsip Berdasarkan Fungsinya
- Arsip dinamis Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Merupakan jenis arsip yang masih sering digunakan dalam kegiatan organisasi sehar-hari. Arsip ini ada yang bersifat aktif (sering digunakan), semi aktif (tingkat pengunaannya mulai menurun), inaktif (sudah jarang digunakan).
- Arsip statis Merupakan jenis arsip yang sudah tidak digunakan secara langsung dalam kegiatan organisasi. Atau kata lainnya, arsip ini hanya digunakan jika diperlukan.
Jenis Arsip berdasarkan tingkat penyimpanan serta pemeliharaannya
- Arsip Nasional di Ibu Kota Republik Indonesia Merupakan jenis arsip yang hanya disimpan di Ibu Kota Republik Indonesia. Lebih spesifiknya, arsip tersebut hanya disimpan di Lembaga Kearsipan Nasional atau Arsip Nasional Pusat.
- Arsip Nasional di beberapa daerah di Indonesia Merupakan jenis arsip yang disimpan di Ibu Kota Daerah Tingkat I, termasuk daerah yang setingkat dengan Daerah Tingkat I, seperti Daerah Istimewa Yogyakarta.
- Arsip sentral Merupakan jenis arsip yang penyimpanannya dilakukan secara terpusat. Sering disebut arsip umum atau makro, karena berasal dari penggabungan arsip unit.
- Arsip unit Merupakan jenis arsip yang penyimpanannya dilakukan di setiap unit dalam organisasi. Sering disebut arsip umum atau mikro, karena hanya disimpan di unit yang bersangkutan.
Kegunaan Arsip
- Sebagai sumber informasi, arsip berisi data penting yang berkaitan dengan suatu kegiatan atau organisasi. Contohnya termasuk arsip surat pertemuan dan undangan.
- Sebagai sumber yuridis, arsip ini menjelaskan hak dan kewajiban yang harus dipenuhi oleh pihak terkait. Misalnya, surat perjanjian jual beli dan surat utang.
- Sebagai sumber sejarah, arsip ini memiliki nilai historis yang penting. Contoh-contohnya adalah surat serah terima jabatan dan catatan tentang sejarah pembentukan organisasi atau perusahaan.
- Sebagai sumber ilmu pengetahuan, arsip ini mengandung informasi terkait pengetahuan ilmiah. Contohnya adalah karya penelitian dan laporan hasil eksperimen.